Hậu covid, xu hướng văn phòng kiểu mới lấy người làm trọng tâm lên ngôi

Sau những tác động của đại dịch Covid-19, văn phòng truyền thống vẫn được xem là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp, tuy nhiên xu hướng văn phòng chú trọng hơn vào tính linh hoạt đã đồng thời được định hình. Đối với sự phát triển của văn phòng lần này, doanh nghiệp cần chú ý nhiều hơn tới việc cung cấp không gian làm việc đảm bảo các yếu tố: cộng tác và đổi mới, thu hút và giữ chân nhân lực, xây dựng và củng cố văn hoá doanh nghiệp, kết nối cộng đồng, mang tới năng lượng mới và đảm bảo sức khỏe thể chất và tinh thần cho nhân viên.

Nhu cầu gắn kết mọi người sẽ định hình tương lai của văn phòng kiểu mới. Sau hơn một năm chịu những tác động của dịch Covid-19, hầu hết các nhân viên văn phòng đã có kinh nghiệm làm việc ở nhà nhất định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy làm việc tại nhà tạo ra ảnh hưởng lớn tới văn hoá doanh nghiệp, khiến văn hóa xói mòn và khó phục hồi, đặc biệt khi cơ hội tương tác trực tiếp trong nội bộ doanh nghiệp bị hạn chế hoặc hầu như không có. Đối với nhân viên, việc quay trở lại làm việc tại văn phòng có thể thoả mãn nhu cầu được nhận biết, mang lại cho họ cảm giác thuộc về cộng đồng, từ đó nhận thức rõ hơn vai trò của bản thân, dù cho là đối với cá nhân hay đối với doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, xu hướng văn phòng này đòi hỏi họ nắm rõ mục tiêu, nguyện vọng, chính sách cũng như nhu cầu về môi trường làm việc của nhân viên để có thể quản lý việc điều chỉnh một cách hợp lý.

Văn phòng được thiết kế với không gian linh hoạt có thể mang tới nhiều giá trị cho doanh nghiệp, thậm chí đáp ứng những thách thức trong việc gắn kết văn phòng thực tế và nền tảng kỹ thuật số cho nhân viên. Đối với mô hình văn phòng kiểu mới, doanh nghiệp cần cân nhắc về ba khía cạnh chính. Thứ nhất là tính linh hoạt và làm thế nào để có thể mang lại giải pháp không gian phù hợp. Thứ hai là quản lý tốt các hoạt động tại văn phòng, đặc biệt khi quay trở lại làm việc sau dịch, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều cảm thấy an toàn tại nơi làm việc và được trang bị mọi thiết bị thiết yếu, đáp ứng được hầu hết các nhu cầu của họ. Yếu tố cuối cùng là rủi ro: rủi ro đối với việc tái thiết lập văn hoá doanh nghiệp, cân bằng vừa văn hoá hiện hữu và văn hoá làm việc linh hoạt; nguy cơ tội phạm mạng với việc làm việc tại nhà; và rủi ro khi không quản lý được sự thay đổi liên quan đến quá trình chuyển đổi này.

Tái thiết lập tính cân bằng giữa nhu cầu và thực tế sử dụng văn phòng

Tính linh hoạt nên được gắn liền với việc thiết lập và thiết kế văn phòng. Nhân viên mong muốn được lựa chọn bối cảnh làm việc linh động hơn. Khi đến văn phòng, họ có nhu cầu được kết nối và tương tác với mọi người nhưng đồng thời họ cũng mong muốn có một không gian làm việc yên tĩnh để tập trung làm việc. Vì vậy, một mô hình văn phòng linh hoạt, bố trí hài hòa các không gian phòng họp, khu vực làm việc và khu sinh hoạt chung là những gì mà nhân viên kỳ vọng trong văn phòng của mình.

Nhận định về xu hướng thay đổi trong nhu cầu đối với văn phòng tại thị trường Việt Nam, bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc Bộ phận Cho thuê Thương mại, Savills Hà Nội chia sẻ: “Từ tháng 3 năm ngoái, phần lớn các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc chuyển sang chế độ làm việc tại nhà, do đó, xu hướng văn phòng đã có những thay đổi khá rõ rệt. Nhu cầu về thiết kế văn phòng đã bắt đầu thay đổi theo hướng linh hoạt, doanh nghiệp trở nên chú trọng hơn tới việc tích hợp các tiện ích như phòng họp với công năng đa dạng, các phòng đào tạo, khu vực nghỉ trưa và khu vực thư giãn nhằm tăng tương tác nội bộ và đảm bảo sức khoẻ tinh thần cũng như thể chất của nhân viên.”

Khi các nền tảng hội nghị trực tuyến tiếp tục trở nên phổ biến, doanh nghiệp sẽ cần quản lý chiến lược bố trí phòng họp theo hướng hiệu quả hơn. Sự kết hợp giữa những tiện ích thực tế tại văn phòng và tiện ích trực tuyến đã phần nào hạn chế được tình trạng làm việc quá sức của nhân viên, giảm tải áp lực cần phải ở văn phòng để chứng minh hiệu suất làm việc của mình.Trước đại dịch, vấn đề này thường gây ra áp lực sâu sắc cho những người không thể làm việc trực tiếp tại văn phòng, tuy nhiên điều này sẽ thay đổi trong thời gian tới. Diện tích của các phòng họp, kích thước màn hình và các tuỳ chỉnh xung quanh các cuộc họp cũng sẽ đồng thời cần được thiết lập lại, nhằm giảm thiểu sự gián đoạn, phông nền cũng cần sắp xếp để tương tác tốt hơn với hình ảnh ảo. Các giải pháp về sử dụng nội thất văn phòng phù hợp với thiết kế văn phòng mới cũng sẽ được giới thiệu nhiều hơn nữa.

Tạo dựng không gian làm việc hiệu quả

Đối với những cá nhân hướng ngoại, thích trao đổi và giao lưu thì việc ngồi làm việc tại chỗ sẽ tạo ra những áp lực nhất định. Do đó, giải pháp về không gian làm việc linh hoạt có thể hỗ trợ rất nhiều, ví dụ, văn phòng với thiết kế các vách ngăn phân bổ diện tích phòng họp có thể linh hoạt tạo thành các phòng họp lớn và nhỏ tùy theo nhu cầu sử dụng mỗi cá nhân và phòng ban. Các doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng việc bố trí diện tích hành lang đi lại rộng rãi và quản lý không gian tiện ích cũng là những yếu tố quan trọng trong thiết kế văn phòng hiện nay. Việc bố trí văn phòng nên cân bằng giữa nhu cầu và thực tế sử dụng của nhân viên, thậm chí tính toán đến việc họ sẽ tận dụng và sử dụng những tiện ích đó như thế nào một cách hợp lý. Bởi lẽ đó, các doanh nghiệp cần có một kế hoạch tỉ mỉ để tạo dựng không gian làm việc linh hoạt và hỗ trợ nhân viên thích ứng với không gian mới.

Hơn nữa, quản lý việc sử dụng văn phòng là rất quan trọng. Nhân viên thường sẽ tuân theo các quy định và doanh nghiệp cần cân nhắc mô hình phù hợp với nhân viên của mình. Nếu mọi người có thể làm quen nhanh chóng với không gian làm việc mới thì việc điều hướng công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn, từ đó tập trung hơn vào những công việc quan trọng đối với doanh nghiệp và cá nhân.

Bà Minh nhấn mạnh: “Văn phòng với thiết kế đặt con người là trọng tâm phát triển hiện là xu hướng toàn cầu. Đặc biệt khi giai đoạn Covid-19 đã phần nào nhấn mạnh hơn nhu cầu tương tác giữa các cá nhân trong việc xây dựng văn hóa công ty cũng như thu hút nhân tài, tạo lập mối quan hệ khăng khít hơn giữa các nhân viên và giữa nhân viên với doanh nghiệp.”

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng sau đại dịch, yếu tố con người đã có những ảnh hưởng lớn, tạo ra xu hướng sử dụng mới cho văn phòng theo hướng linh hoạt hơn về thiết kế và không gian. Trong đó, 2021 là năm đánh dấu rõ nét nhất sự chuyển đổi này. Do vậy, việc tối ưu hoàn hảo thiết kế văn phòng theo hướng linh hoạt sẽ khó có thể đạt được trong thời kỳ đầu hiện nay. Trong không gian văn phòng được thiết kế linh hoạt, mỗi nhân viên sẽ có mỗi trải nghiệm khác biệt và doanh nghiệp cần ghi nhận cách mà nhân viên thích ứng với môi trường mới này để tránh việc nhân viên cảm giác bị quá tải trong môi trường mới.

Văn phòng truyền thống chắc chắn vẫn là lựa chọn ưu tiên đối với doanh nghiệp, tuy nhiên cách sử dụng cũng như thiết kế văn phòng sẽ thay đổi. Thời gian giãn cách xã hội và làm việc ở nhà kéo dài đã nhấn mạnh thêm nhu cầu gắn kết cộng đồng và cũng đồng thời mang lại cơ hội cho các giải pháp làm việc khác nhau. Trong tương lai, sẽ có thêm nhiều không gian thiết kế chuyên biệt, cung cấp môi trường linh hoạt cho việc hợp tác và đổi mới, đem lại sức mạnh tổng hợp giữa nhà tuyển dụng, người lao động và các mục tiêu thương mại khác.

(Savills Việt Nam)